Le comité social et économique (CSE) est une instance représentative du personnel implantée dans chaque structure d'au moins 11 salariés. Conformément à la législation, ce comité dispose d'un budget de fonctionnement dès lors que l'entreprise dépasse les 50 salariés. Alors quelles sont les règles qui encadrent cette enveloppe budgétaire et comment la gérer ? Voici ce qu'il faut savoir pour utiliser le budget fonctionnement CSE à bon escient.
La loi prévoit l'attribution obligatoire d'un budget de fonctionnement au CSE de toute entreprise comptant 50 salariés et au-delà. C'est à l'employeur qu'il convient de distribuer cette subvention, dont le budget annuel est fonction de l'effectif de l'entreprise. La base de calcul repose notamment sur la masse salariale extraite des déclarations nominatives. Ce budget CSE est alors entièrement dévolu aux frais liés au bon fonctionnement du comité.
Concrètement, cette somme se distingue de l'enveloppe affectée aux activités sociales et culturelles (billetterie préférentielle, places de cinéma à moindre coût, tombola, etc.). Ce budget dit ASC bénéficie ainsi à l'ensemble des salariés à la discrétion de leur employeur. Le montant de cette subvention facultative procède d'un accord d'entreprise.
Le CSE, Comité Social et Economique, dispose de deux budgets distincts : fonctionnement et activités sociales et culturelles (ASC).
Fonctionnement
Activités sociales et culturelles
Une fois la subvention versée aux membres, la hiérarchie de l'entreprise ne peut en aucun cas influencer ou orienter l'utilisation du budget de fonctionnement du CSE. Les élus sont donc seuls maîtres à bord, dans les strictes limites de la légalité évidemment. Les dépenses consacrées au fonctionnement du comité couvrent un large champ d'applications, parmi lesquelles :
Défraiement des dépenses de déplacement des membres ;
Entretien et aménagement éventuel du local CSE ;
Contribution à la formation ;
Acquisition de matériel à la disposition exclusive des élus du CSE (fournitures de bureau, éléments de protection sanitaires, etc.) ;
Acquittement d'actions de communication mises en œuvre à destination des salariés ;
Financement de prestations de service (impression, assistance juridique, etc.) ;
Frais téléphoniques et abonnement internet ;
Etc.
Exceptionnellement, le CSE peut disposer d'un surplus de ressources. Cette situation se produit notamment lorsque les recettes générées par le comité sont supérieures aux dépenses. Il arrive également que le budget fonctionnement CSE ne soit pas intégralement mobilisé. Auquel cas, les élus ont la possibilité de faire don du reliquat à des associations, de le reporter sur l'exercice suivant ou de le transférer au budget ASC (dans la limite de 10 % de l'excédent).
Les dépenses du CSE peuvent être divisées en deux catégories principales :
1. Fonctionnement
2. Activités sociales et culturelles
Il est important de noter que les dépenses du CSE doivent être justifiées et conformes aux objectifs du CSE. Le CSE doit également respecter les règles en matière de marchés publics et de conflits d'intérêts.
Les dépenses du CSE sont décidées par les membres élus du CSE. Le CSE est composé de représentants des salariés et de l'employeur. Le nombre de membres élus du CSE dépend de l'effectif de l'entreprise.
Le CSE se réunit régulièrement pour discuter des différentes dépenses et pour prendre des décisions. Les décisions du CSE sont prises à la majorité des voix des membres présents.
La correcte répartition du budget CSE entre frais de fonctionnement et volet socio-culturel est une obligation financière pour les élus. La vigilance est toutefois de mise, car des organismes n'hésitent pas à faire passer pour des dépenses de fonctionnement des services ou offres commerciales qui relèvent du budget des ASC.
Certains démarcheurs avancent par exemple que les cadeaux publicitaires sont du ressort du pôle de communication du comité, ce qui s'avère illégal. D'autres prestations comme la conception d'un espace web personnalisé faisant le lien entre CSE et salariés peuvent être financées par les deux budgets CSE plutôt que par le seul budget de fonctionnement.
En parallèle, les membres du comité doivent faire preuve de clairvoyance pour baliser les pratiques revêtant uniquement un intérêt socio-culturel (frais de dossier relatifs à une commande de bons d'achats ou chèques vacances, paiement de repas pris hors des missions des élus, frais de repérage d'un voyage organisé par le CSE, etc.). À défaut, la responsabilité du comité est susceptible d'être engagée.
Le non-respect des règles d'utilisation du budget de fonctionnement du CSE peut entraîner plusieurs conséquences :
1. sanctions pénales
2. sanctions civiles
3. sanctions administratives
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