Méthode RACI : qu'est ce que c'est et comment l’intégrer dans son management ?

Définition du concept RACI

RACI est un outil de gestion, sous forme de matrice, qui permet d’attribuer un rôle et l’étendue d’une mission à chaque acteur d’un projet. Concrètement, cet outil permet d’identifier les participants et parties-prenantes du projet.

La matrice RACI permet ainsi d’éviter les doublons en termes de tâches ou au contraire, les trous de responsabilité. C’est donc un outil essentiel quant à la gestion d’un projet. La matrice RACI peut-être appliquée dans le cadre d’un projet ou, plus largement, au sein d’une organisation. Tout projet, quelle que soit sa taille et sa complexité, peut utiliser la méthode RACI.

RACI est l’acronyme anglais de Responsible (réalisateur), Accountable (approbateur), Consulted (consulté), Informed (informé). Il s’agit des 4 rôles qu’un membre d’une équipe projet peut exercer sur une tâche spécifique.

R pour Responsible

L’équivalent français de ce premier terme est “responsable” mais en réalité, le terme le plus adapté ici est celui de “réalisateur”. En effet, ce membre d’équipe à la responsabilité de réaliser la tâche en utilisant les moyens à disposition et d’effectuer le travail. En cas de problème, celui-ci a la possibilité de s’adresser à l’approbateur “A”.

A noter qu’il est possible de rencontrer plusieurs “R” pour une même tâche mais il est préférable d’en avoir qu’un seul afin de clarifier les attentes de chaque membre.

A pour Accountable

Le “A” de RACI renvoie au membre d’équipe responsable de l’atteinte des objectifs mais également de la réussite ou de l'échec de la tâche. En réalité, l’approbateur ne réalise pas la tâche puisque c’est le rôle du “R” mais il se tient responsable de son résultat. A est généralement le responsable hiérarchique du réalisateur.

A noter qu’il ne peut y avoir qu’un seul approbateur associé à chaque tâche.

C pour Consulted

Le “C” de RACI renvoie à l’équivalent français de l’intervenant “consulté”. En effet, le membre d’équipe peut contribuer à la tâche de façon ponctuelle notamment pour apporter son expertise ou donner son avis sur une tâche bien définie. Il s’agit très souvent de consultants ou d’experts qui maîtrisent un domaine particulier. Ainsi, si cette case a été renseignée, cela signifie que l’avis de ces personnes doit être sollicité avant de prendre une décision. Contrairement aux personnes informées, les personnes consultées doivent obligatoirement agir en répondant à la consultation. Les personnes concernées sont actives à la réalisation de la tâche. Dans ce cas, la communication est à double sens.

I pour Informed

L’équivalent français de ce quatrième terme est “informé”. En effet, le membre d’équipe ne contribue pas à la tâche mais doit être tenu au courant de son activité, de sa progression, de sa réalisation ou de son accomplissement. Cette prise d’information est nécessaire pour que la personne informée puisse contribuer à d’autres tâches du projet. Si la case est renseignée par un “I”, l’individu doit être informé après une décision ou une action. Dans ce cas, la communication est à sens unique et contrairement aux personnes consultées, les personnes informées ne sont pas tenues d’agir.

Quelle est la différence entre Accountable et Responsible ?

La différence principale entre Accountable et Responsible réside dans le niveau de responsabilité. "Responsible" désigne la ou les personnes qui réalisent concrètement la tâche ou l'activité ; elles sont chargées de l'exécution. "Accountable" désigne la personne qui porte la responsabilité finale du résultat ; elle est garante que la tâche est accomplie correctement et peut être tenue responsable en cas de problème. Il ne doit y avoir qu'un seul Accountable par tâche, alors qu'il peut y avoir plusieurs Responsible. Cette distinction est essentielle pour éviter les confusions et garantir une bonne gouvernance des activités.

À quoi sert la matrice RACI ?

La matrice RACI est un outil de gestion qui permet de clarifier les rôles et responsabilités des différents acteurs impliqués dans un projet ou un processus. Elle sert à identifier qui est Responsible (R), qui est Approbateur (A), qui doit être Consulté (C) et qui doit être Informé (I) pour chaque tâche ou décision. L'objectif principal est d'éviter les ambiguïtés, de fluidifier la communication et de garantir que chaque acteur sait précisément ce qui est attendu de lui. Cela permet également d'optimiser la coordination et d'améliorer l'efficacité collective en évitant les doublons ou les oublis dans la répartition des tâches.

Comment bien utiliser la méthode RACI ?

Pour bien utiliser la méthode RACI, il est essentiel de suivre une démarche structurée et de respecter certaines bonnes pratiques afin d’élaborer une matrice RACI efficace. La méthode RACI consiste à clarifier les rôles et responsabilités dans la réalisation d’un projet ou d’un processus, en attribuant à chaque tâche ou activité un ou plusieurs rôles : Responsible (R), Approbateur (A), Consulté (C), Informé (I).

Les bonnes pratiques pour élaborer une matrice RACI efficace 

Préalablement à la création du contenu de la matrice RACI, le chef de projet dialogue avec les membres de l’équipe lors d’entretiens individuels afin de préparer le projet.

Afin de mener à bien la création de votre matrice, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

1. Définir clairement les activités ou tâches à couvrir dans la matrice, en veillant à ce qu’elles soient suffisamment détaillées pour éviter les ambiguïtés.
2. Identifier toutes les parties prenantes et les fonctions impliquées dans le projet ou le processus.
3. Attribuer les rôles de manière précise : une seule personne ou entité doit être désignée comme "Responsible" pour chaque tâche, afin d’éviter les chevauchements et les confusions. L’"Approbateur" doit être celle qui valide ou prend la décision finale. Les personnes "Consultées" sont celles dont l’avis est requis, tandis que les "Informés" sont ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement ou des résultats.
4. S’assurer que la matrice est partagée et comprise par tous les acteurs concernés, et qu’elle est adaptée à la réalité de l’organisation et à la complexité du projet.

Comment définir les rôles dans une matrice RACI ?

Pour définir les rôles dans une matrice RACI de manière efficace et conforme aux bonnes pratiques organisationnelles, il convient de suivre plusieurs étapes structurées :

1. Attribution d’un seul Responsible (R) par tâche : Il est essentiel qu’une seule personne soit désignée comme responsable de chaque tâche ou livrable. Cette personne porte la responsabilité de la réalisation et du suivi de la tâche. La désignation doit tenir compte de la compétence, de l’autorité et des moyens dont dispose la personne, conformément à la jurisprudence et aux recommandations sur la délégation de pouvoir. L’autorité ne dépend pas uniquement de la position hiérarchique, mais aussi de la capacité à décider, commander et contraindre, ainsi qu’à sanctionner si nécessaire. 

2. Identification de l’Approbateur (A) qui valide ou tranche : L’Approbateur est la personne ou l’instance qui a le pouvoir de valider le résultat ou de trancher en cas de désaccord. Il peut s’agir d’un supérieur hiérarchique, d’un comité de pilotage ou d’un chef de projet désigné spécifiquement pour coordonner et organiser l’évaluation des risques ou la conduite du projet. La désignation doit être formalisée et adaptée à la structure de l’organisation. 

3. Précision des personnes Consultées (C) pour leur expertise : Les personnes consultées sont celles dont l’avis ou l’expertise est nécessaire pour la réalisation de la tâche. Leur implication doit être clairement identifiée, et leur compétence doit être certaine, à l’appréciation de l’employeur ou du chef de projet. Il est important de consigner leur rôle et leur identité dans un registre ou un document de suivi, afin d’assurer la traçabilité des consultations. 

4. Identification des personnes Informées (I) des avancées : Les personnes informées sont celles qui doivent être tenues au courant de l’avancement des tâches, sans pour autant intervenir directement dans leur réalisation. Il peut s’agir de membres du comité de direction, du responsable HSE, du médecin du travail, ou de représentants du CSE, selon la nature du projet. 

5. Correspondance des rôles avec les compétences et la position dans l’organisation : Il est impératif que chaque rôle attribué dans la matrice RACI corresponde à la compétence réelle et à la position de la personne dans l’organisation. La compétence doit être vérifiée et, si nécessaire, sanctionnée par une formation spécifique. La position hiérarchique est un indice, mais la capacité à exercer le rôle (autorité, expertise, moyens) est déterminante. 

6. Adaptation de la matrice à la réalité du projet ou de l’équipe : La matrice RACI doit être adaptée à la spécificité du projet ou de l’équipe. Il est possible d’associer des personnes de niveaux hiérarchiques différents, de créer des comités de pilotage ou de désigner des chefs de projet selon les besoins. Les modalités d’organisation ne sont pas imposées par la réglementation, ce qui permet une grande flexibilité pour coller à la réalité opérationnelle. 

Les règles à respecter et les avantages

• Définir clairement les tâches ou activités à cartographier dans la matrice.
• Identifier tous les acteurs concernés par le projet ou le processus.
• Attribuer un seul Responsible (R) par tâche pour éviter les conflits de responsabilité.
• S'assurer que l'Approbateur (A) est bien la personne qui valide ou tranche en cas de désaccord.
• Préciser qui doit être Consulté (C) pour apporter son expertise ou son avis, et qui doit être Informé (I) des avancées ou des décisions prises.
• Communiquer la matrice à l'ensemble des parties prenantes pour garantir la transparence et l'adhésion.
  Les avantages de cette méthode sont la clarification des rôles, la réduction des zones d'ombre, l'amélioration de la collaboration et la responsabilisation de chacun.

Les pièges à éviter et les limites

Afin de constituer au mieux votre matrice RACI quelques pièges peuvent être évités. Voici une liste de ceux que nous avons rassemblé pour vous :

• Réaliser une matrice RACI pour des projets simples et peu complexes incluant peu d’acteurs et peu de tâches
• Ne pas partager ou faire approuver la matrice aux personnes concernées par le projet et engendrer une désorganisation
• Elaborer une matrice trop détaillée rendant le management contre-productif
• Confondre les noms des rôles que composent l’acronyme du terme RACI. Pour pallier cela, il est nécessaire de se mettre préalablement d’accord sur la signification de l’acronyme dès le début.
• Éviter de multiplier les Responsibles pour une même tâche, ce qui peut générer des conflits ou des blocages.
• Ne pas négliger la mise à jour de la matrice en cas d'évolution du projet ou des équipes.
• Garder à l'esprit que la matrice RACI ne remplace pas le dialogue et la concertation entre les membres de l'équipe : elle doit être un support, pas une fin en soi.
• Enfin, il faut veiller à ce que la matrice soit adaptée au contexte spécifique de l'organisation ou du projet, et non appliquée de façon mécanique ou générique

Un exemple concret de matrice RACI

Nous vous proposons un exemple simplifié de matrice RACI dans le cadre d’un projet fictif.  

Légende matrice RACI

• R = Responsible
  Il exécute la tâche.

• A = Approbateur
  Il valide la tâche et en est responsable au final.

• C = Consulté
  Il apporte son expertise et donne un avis.

• I = Informé
  Il est tenu informé de l’avancement.

➨ Si vous voulez en savoir davantage sur la gestion de projet, découvrez notre formation gestion de projet adaptée à la gestion de projet pour juriste. 

Ce contenu n'a pas été rédigé par la rédaction Lamy Liaisons. Il doit être interprété avec discernement et ne saurait servir de fondement à une décision juridique sans validation préalable par un professionnel qualifié.