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Formation Gestion d'un cabinet d'avocat : les fondamentaux

Maîtriser les fondamentaux de la gestion d’un cabinet pour les jeunes avocats, indépendants ou collaborateurs

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5.5 jours

Réf : 63958

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Objectifs

  • Comprendre les obligations et les règles déontologiques liées à l’exercice de la profession d’Avocat
  • Identifier les enjeux et les bonnes pratiques de gestion d’un cabinet d’Avocat
  • Mettre en place une organisation efficace et conforme pour exercer en tout sérénité et gagner du temps

À qui s’adresse cette formation ?

  • Avocat associé
  • Avocat indépendant
  • Avocat collaborateur
  • Élève avocat
  • Assistant juridique
  • Juriste en cabinet d’avocats
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Pré-requis

  • Aucun prérequis nécessaire. Cette formation s’adresse aux Avocats débutants ou souhaitant structurer la gestion de leur cabinet.
Programme

  • Accueil des participants : présentation et recueil des attentes de chacun par le biais d’un sondage express 
  • Présentation de la formation, des objetifs et des journées à venir
  • Présentation du formateur et d’Un Petit Juriste
  • Présentation des participants de manière ludique 
  • Attentes des participants vis-à-vis de la formation  

Module n°1 : Choix du statut professionnel - 3h30

  • Différence entre collaborateur, individuel, associé & salarié
  • Les implications en termes de responsabilité et d’indépendance
  • Avantages et inconvénients de chaque statut

  • Quels critères prendre en compte ?
    • Autonomie
    • Fiscalité
    • Protection sociale
  • Anticiper son évolution professionnelle
    • Croissance
    • Association
    • Recrutement
  • Discuter stratégie

  • Régime fiscal du BNC et de la SELARL :
    • Quelles différences ?
  • Charges sociales :
    • Cotisations URSSAF
    • CNBF
    • Prévoyance
  • Gestion de la TVA selon son mode d’exercice

  • Obligations comptables et documents à tenir à jour
  • Déclarations fiscales et anticipation des charges
  • Utilisation d’outils pour automatiser sa gestion comptable
  • L’importance d’une collaboration avec son comptable/expert-comptable
  • Présentation de l’outil Indy

  • Quels frais peuvent être déduits ?
    • Loyer
    • Matériel
    • Logiciel
    • Déplacements
    • Vêtements…
  • Limites et bonnes pratiques pour éviter les redressements fiscaux
  • Structurer ses dépenses pour optimiser sa trésorerie

  • Présentation de l’outil ChatGPT
  • Présentation de la manière de l’entrainer à répondre correctement à ses attentes
  • L’utiliser pour estimer ses cotisations selon différents statuts
  • Simulation de revenus nets après charges et impôts
  • Comparaison entre plusieurs scénarios et choix le plus adapté à son projet

Module n°2 : Lecture et analyse du RIN - 3h30

  • Les textes fondateurs :
    • Lois
    • Règlements
    • Décisions du Conseil de l’ordre
  • Articulation entre RIN, règlements intérieurs des Barreaux et le Code de déontologie européen
  • Le rôle des instances de régulation des juridictions disciplinaires

  • Pourquoi le RIN est essentiel à la profession d’Avocat ?
  • Quel sont les règles déontologiques que les apprenants pensent connaître ?
  • Son objectif :
    • Encadrer les pratiques
    • Protéger le justiciable
    • Garantir l’éthique
  • Les principes fondamentaux 

  • Le Conseil de l’Ordre et son pouvoir de contrôle
  • Le rôle des Bâtonniers, du CNB et de la Cour d’appel en matière disciplinaire
  • Le processus disciplinaire

  • Les obligations générales (article 1)
  • Les relations avec les clients :
    • Conventions d’honoraires
    • Conflit d’intérêts
    • Obligation d’information
  • La communication et la publicité :
    • Limites
    • Bonnes pratiques
    • Interdictions
  • Les règles financières et comptables :
    • Maniement de fonds
    • CARPA
    • Interdictions absolues

  • Tour de table sur ce qui est compris à la lecture de l’article stricto sensu
  • Comment rechercher une information dans le RIN ?

  • Exemple de violations des règles déontologiques et leurs conséquences
  • Analyse d’affaires disciplinaires et identification des erreurs commises
  • Exercices pratiques : comment réagir face à un dilemme déontologique ?

  • Les fausses croyances sur la déontologie
  • Exemple : la publicité des Avocats, ce qui est encadré mais autorisé
  • Exemple : l’exercice en parallèle d’une autre activité, les conditions et les limites
  • Décrypter les zones grises et apprendre à utiliser le RIN sans s’autocensurer inutilement

Module n°3 : Facturation et honoraires - 3h30

  • Comprendre la perception de la valeur par le client
  • Analyser le positionnement sur le marché
    • Spécialisation
    • Concurrence
    • Expertise
    • Domaine d’intervention
  • Prendre en compte son expérience, sa notoriété et la complexité des dossiers

  • Facturation au temps passé :
    • Avantages
    • Inconvénients
    • Mise en place
    • Limites et plafond
  • Forfaitisation :
    • Quand et comment l’appliquer ? Combien ?
  • Honoraires de résultat :
    • Cadre légal et modalités de calcul
  • Les modèles hybrides :
    • Plusieurs approches pour s’adapter aux besoins des clients et pour maximiser sa facturation

  • Obligations légales
  • Clauses essentielles
  • Structurer une convention pour éviter les litiges
  • Adapter la convention aux différentes méthodes de facturation
  • Exemples concrets et mises en pratique

  • Éléments obligatoires d’une facture conforme
  • La facture d’ouverture et la facture de provision : pourquoi et comment les structurer
  • Communication autour de la facturation pour éviter les incompréhensions avec les clients
  • Outils et logiciels de facturation pour simplifier les processus

  • Mettre en place un suivi rigoureux :
    • Echéances
    • Rappels
    • Relances
  • Suivi des paiement et relances impayés
  • Bonnes pratiques pour une gestion efficace et éviter les retards de paiement

  • Les différentes étapes de relance avant procédure
  • Solutions amiables :
    • Négociation
    • Echelonnement
  • Procédures judiciaires de recouvrement :
    • Injonction de payer
    • Procédure simplifiée
  • Impact sur la relation client et stratégies pour minimiser les impayés
  • Process de relance proposé
  • Présentation d’un outil Google Sheets d’application du process de relance

  • Comprendre le principe de taxation et son fonctionnement
  • Quand et comment demander une taxation ?
  • Procédure et instances compétentes :
    • Bâtonnier
    • Cour d’appel
  • Stratégie pour éviter une taxation défavorable
  • Discussion autour de la peur de l’image renvoyée

Module n°4 : Management - 3h30

  • Comprendre le rôle du manager :
    • Avocat-gestionnaire, leader ou chef d’équipe ?
  • Les style de management
    • Autoritaire
    • Participatif
    • Pollaboratif
  • Développer son leadership
  • Les erreurs de management les plus fréquentes
  • Comment les éviter

  • Clarifier les rôles et responsabilités
  • Organiser des fiches de poste
  • Structurer les échanges :
    • Réunions efficaces
    • Outils collaboratifs
    • Reporting
  • La gestion de l’information :
    • Circulation
    • Confidentialité et transparence
  • Techniques pour fluidifier la communication
  • Eviter les conflits internes

  • Écoute active
  • Empathie
  • Adopter une posture managériale qui favorise la confiance et l’engagement
  • Savoir identifier et gérer les émotions

  • Comprendre les leviers de motivation des collaborateurs, stagiaires, personnel
  • Éviter la démotivation et le turnover
  • Gérer les conflits internes :
    • Prévenir
    • Désamorcer
    • Arbitrer
  • Instaurer une culture de cabinet qui favoriser la fidélisation, l’implication et l’identité
  • Quel est le prix d’un recrutement raté ?

  • Identifier les tâches externalisables
  • Comment choisir un sous-traitant juridique ou administratif fiable ?
  • Réseau « Un Petit Juriste »
  • Etablir une relation de travail efficace

  • Formaliser la relation collaborateur / associé :
    • Attentes
    • Missions
    • Suivi
  • Statistiques sur la collaboration
  • Instaurer une culture de bienveillance et d’exigence
  • Mettre en place un système d’évaluation et de feedback constructif
  • Gérer la progression de l’évolution de carrière des collaborateurs

  • Les étapes clés :
    • Vision
    • Valeurs
    • Complémentarité
  • Anticiper les difficultés et point de friction dès le départ
  • Structurer les rôles et responsabilités entre les associés
  • Construire une vision commune pour assurer la pérennité de l’association
  • La fusion de cabinets :
    • Enjeux stratégies
    • Organisationnels et humains

Module n°5 : Communication et visibilité - 7h

  • Être compris
  • Définir son message
  • Les différents outils (intellectuels, traditionnels, technologiques)

  • Le logo
  • La dénomination
  • Le storytelling personnel
  • La déclinaison

  • Les cartes de visite
  • Les flyers
  • Les en-têtes
  • Les plaques professionnelles

  • Objets de correspondances
  • Supports d’écritures
  • Marque de documents

  • Le site internet
  • Les réseaux sociaux
  • Le Google My Business

  • Définir des objectifs précis
  • Comprendre son audience
  • Miser sur la constance

  • Mise en perspective avec la lecture du RIN
  • Compréhension de la collaboration avec son Barreau

  • Google My Business
  • Vistaprint
  • Canva
  • LinkedIn
  • Digifeel

Module n°6 : Organisation physique du cabinet - 2h30

  • Concevoir un espace de travail structuré et fonctionnel
  • Organiser ses rangements pour un accès rapide et intuitif aux documents
  • Trouver le juste équilibre entre stockage papier et numérique
  • Minimiser l’encombrement pour environnement de travail apaisé

  • Les différentes méthodes de classement et d’archivage
  • Définir un processus clair de gestion des dossiers clients
  • S’assurer d’une bonne gestion des délais et des échéances
  • Tableau physique
  • Faire un dossier physique

  • Organiser son bureau pour réduire les déplacements inutiles
  • Faire un audit interne du personnel qui a le plus besoin d’un outil
  • Concevoir un agencement qui favorise l’ergonomie et la concentration
  • Aménager des espaces dédiés :
    • Réunions
    • Appels
    • Travail individuel
  • Intégrer des espaces d’accueil confortables pour la clientèle

  • Sélectionner un équipement adapté à son activité
  • Penser à l’ergonomie du poste de travail pour éviter les troubles musculosquelettiques

  • Aménager des solutions de sécurisation des documents sensibles
  • Prendre en compte le bien-être au travail :
    • Eclairage
    • Bruit
    • Décoration
  • Optimiser la gestion du courrier et des LRAR

Module n°7 : Organisation virtuelle du cabinet et choix du logiciel de gestion - 2h30

  • Les types de logiciel
  • Les critères de choix
  • Le tour des outils :
    • Lysias
    • Secib
    • WonderTracker
    • Applicab
    • Buroclic
    • Kleos
    • Polyoffice
  • Coup d’œil sur Lysias

  • Formats adaptés : PDF et Word
  • Pack office
  • Adobe Acrobat
  • Choix d’un logiciel ou d’un cloud
  • Réduire les risques d’erreur et de perte
  • Faciliter la collaboration

  • Microsoft Outlook
  • Centraliser, réagir, tracer
  • Le pré-tri
  • Plugins et extensions
  • Instaurer un processus de communication
  • Créer une signature professionnelle et un accusé de réception

  • Le confort comme priorité
  • Le coût comme critère
  • Le juste équilibre de productivité
  • Les indispensables
    • Imprimante
    • Scanner
    • Double écran
    • Fibre

  • Compléter, s’adapter & créer
  • Les gadgets
  • Ne pas être contreproductif
  • Tour d’horizon sur le logiciel Visio-Avocats

Module n°8 : Gérer son temps et équilibrer vie pro / vie perso - 2h

  • Identifier les voleurs de temps et les pièges de la journée
  • Prioriser ses tâches grâce à des méthodes éprouvées
    • Eisenhower
    • Pomodoro
    • Time Blocking
    • Pareto
    • Ivy Lee
  • Mettre en place des routines efficaces
  • Automatiser et déléguer

  • Les facteurs de distractions
  • Capacité de concentration
  • Gérer les interruptions et comprendre leurs conséquences
  • Créer un environnement propice à la focalisation et à la productivité

  • Apprendre à gérer les périodes de rush sans stress
  • Trouver l’équilibre entre efficacité et perfectionnisme
  • Développer des réflexes d’efficacité immédiate face aux imprévus
  • Faites-le deuil de de l’imprévu

  • Définir ses propres limites et règles de fonctionnement
  • Gérer les périodes de forte charge sans impacte sa vie personnelle
  • Intégrer des moments de déconnexion
  • Apprendre à dire non intelligemment

  • Regrouper ses tâches par logique et énergie nécessaire
  • Regroupe ses tâches par identité de tâche
  • Comprendre son rythme naturel
  • Focus sur les applications de gestion des tâches

  • Trouver du sens dans l’organisation de son travail
  • Aligner ses objectifs professionnels avec ses valeurs personnelles
  • Éviter la dispersion
  • Réfléchir à sa vision à long terme pour un équilibre durable

  • Construire un emploi du temps réalise et efficace
  • Anticiper et structurer ses priorités à la semaine
  • Éviter la surcharge et garder des marges de manœuvre

Module n°9 : Gestion de la relation client - 3h30

  • Le choix du client
  • Que faire lors de la prise de contact ?
  • Eviter la consultation téléphonique gratuite
  • Briefer son secrétariat téléphonique sur la posture à avoir
  • Créer un process exact
  • Le devoir de courtoisie

  • Les informations de fond
  • Renseigner sur la méthode de travail de l’Avocat
  • La fiche « nouveau client »
  • Informer le client des risques au détriment de son optimisme
  • L’accord sur les valeurs Avocat / Client

  • Le courrier d’ouverture
  • Le process de collaboration Avocat / Client
  • L’ouverture d’un dossier physique et d’un dossier logiciel
  • Devoir de diligence

  • La transparence avec le client
  • Le suivi régulier
  • L’explication des délais et prochaines échéances
  • Les alertes de suivi
  • La clarté
  • Les matrices de courriers

  • Le délai légal
  • Les devoirs
  • L’accessibilité du dossier
  • L’information du client

  • Défi de diffusion
  • Défi de récurrence
  • Dynamique vertueuse

  • Analyse du rapport de force
  • Mesurer la satisfaction
  • Mesurer le taux de renouvellement

Examen de certification Lamy Liaisons - 3h30

  • Module n°1 & 2 : Choix du statut professionnel & lecture du RIN :
    • QCM (30 min)
  • Module n°3 : Facturation & honoraires :
    • Cas pratique sur la création d’un process de relance des factures
    • Création d’un Google Sheets - rédaction des courriers de relances correspondants (1h)
  • Module n°4 : Communication et visibilité :
    • Cas pratique sur la rédaction d’un article LinkedIn (30 min)
  • Module n°5, 6 & 7 : Organisation physique et virtuelle du cabinet & gestion de son temps :
    • QCM (30 min)
  • Module n°8 (gestion de la relation client) :
    • Cas pratique sur la rédaction d’un processus de communication et d’un courrier d’ouverture du dossier (1h)

  • Tour de table :
    • Evaluation de la formation à chaud
    • Débriefing collectif
    • Auto évaluation de l’atteinte des objectifs et de sa propre progression

Intervenant

Disponible en intra

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